Bargeld oder Karte? Warum die Sozialwirtschaft besonders von digitalen Zahlungslösungen profitiert

Zahlungsarten im Wandel – auch in der Sozialwirtschaft

Bargeld ist günstiger als Kartenzahlungen – das behauptet die Deutsche Bundesbank. Ein Befund, der in Zeiten von Mobile Payment, NFC und Apple Pay fast überraschend wirkt. Für viele Organisationen mag diese Erkenntnis eine Randnotiz sein. Doch für Träger der Sozialwirtschaft, die tagtäglich mit individuellen Budgets, Verwahrgeld und hohen Dokumentationspflichten arbeiten, ist sie hochrelevant.

Was bedeutet diese Einschätzung für stationäre Einrichtungen, ambulante Dienste oder Jugendhilfeträger? Und wie lässt sich Zahlungsmanagement effizient, sicher und menschenzentriert gestalten?

Studien zeigen: Bargeld ist auf dem Papier günstiger – aber nur auf den ersten Blick

Auf den ersten Blick scheint Bargeld unschlagbar: Laut einer Studie der Deutschen Bundesbank kostet eine Barzahlung durchschnittlich nur 24 Cent. Kartenzahlungen liegen je nach Verfahren etwas darüber – besonders bei Unterschrift oder bei kleinen Beträgen.

Doch diese Zahlen blenden zentrale Aspekte aus, die in der Sozialwirtschaft entscheidend sind:

• Bargeld kostet Zeit: Mitarbeitende müssen zählen, dokumentieren, quittieren – oft mehrfach täglich.
• Bargeld bringt Risiken: Verlust, Diebstahl oder unvollständige Dokumentation belasten Personal und Träger.
• Bargeld ist nicht nachvollziehbar: Angehörige oder Betreuer:innen haben oft keinen direkten Einblick in Ausgaben oder Budgets.
• Bargeld blockiert Ressourcen: Zeit für Verwaltung fehlt an anderer Stelle – etwa bei der direkten Arbeit mit Klient:innen.

Digitale Zahlungslösungen können diese Herausforderungen gezielt lösen:

• Transaktionen werden automatisch dokumentiert – transparent, revisionssicher und jederzeit einsehbar.
• Zahlungen lassen sich rollenbasiert freigeben – z. B. durch Betreuer:innen oder berechtigte Fachkräfte.
• Budgets werden individuell verwaltet, ohne aufwändiges Zählen oder Bargeldausgabe.
• Mitarbeitende werden entlastet – und gewinnen Zeit für das, was zählt: persönliche Begleitung und Teilhabe.

So zeigt sich: Auch wenn Bargeld auf dem Papier günstiger wirkt, entstehen durch digitale Prozesse mittel- und langfristig deutliche Effizienzgewinne – bei gleichzeitiger Sicherheit, Transparenz und Selbstbestimmung.

Bargeld als Standard in sozialen Einrichtungen – und seine Tücken

Viele Einrichtungen setzen noch immer auf Bargeld – aus Gewohnheit oder aus pädagogischen Gründen. Ob Taschengeldauszahlungen, kleine Einkäufe oder individuelle Budgets: Bargeld gilt als einfach, greifbar und verständlich für Klient:innen. Gleichzeitig bringt es Herausforderungen mit sich:

• Hoher administrativer Aufwand durch Zählung, Ausgabe und manuelle Dokumentation
• Sicherheitsrisiken bei Aufbewahrung und Transport
• Intransparenz für Angehörige und gesetzliche Betreuer:innen
• Fehlende Auswertbarkeit für Budgetverantwortliche

In einem Arbeitsfeld, das stark auf Vertrauen, Klarheit und Zeit für den Menschen angewiesen ist, geraten solche Prozesse schnell an ihre Grenzen.

Kartenzahlung als digitale Lösung? Datenschutz und Infrastruktur als Hürden

Kartenzahlung kann in vielen Bereichen Zeit sparen – vorausgesetzt, die technische Infrastruktur steht bereit. Doch gerade in Einrichtungen mit besonderem Schutzauftrag ergeben sich neue Fragen:

• Welche personenbezogenen Daten werden übermittelt?
• Können rechtlich Betreute selbst entscheiden, welche Daten preisgegeben werden?
• Ist eine flächendeckende digitale Ausstattung vorhanden?

Für Einrichtungen, die mit Menschen arbeiten, deren Selbstbestimmung geschützt werden muss, ist Datenschutz keine Randnotiz, sondern integraler Bestandteil des Alltags.

Zwischen analog und digital: Warum intelligente Zahlungslösungen einen Unterschied machen

Moderne digitale Zahlungslösungen wie Parto schaffen genau hier einen neuen Standard: datenschutzfreundlich, intuitiv, ressourcenschonend.

Vorteile im Überblick:

• Digitale Guthabenverwaltung für Klient:innen, ohne auf sensible Kontodaten zugreifen zu müssen
• Transparente Prozesse für Mitarbeitende, Angehörige und gesetzliche Betreuer:innen
• Automatische Dokumentation der Zahlungsflüsse zur Entlastung der Buchhaltung
• DSGVO-konformes Hosting in Deutschland – kein Datenabfluss an externe Dienstleister
• Reduzierter Bargeldverkehr und damit mehr Sicherheit im Alltag

Solche Lösungen sind nicht nur technologisch fortschrittlich, sondern auch konsequent am Alltag sozialer Einrichtungen orientiert.

Ob in Wohneinrichtungen, Werkstätten oder Jugendhilfeeinrichtungen – Zahlungen sind nicht nur Verwaltungsvorgänge, sondern Teil gelebter Selbstständigkeit. Eine Klientin, die selbstständig über ihr Budget entscheidet. Ein Bewohner, der ein eigenes Konto nutzt, ohne sich um PIN oder Kontoführung kümmern zu müssen. Ein Jugendlicher, der seine Ausgaben nachvollziehen kann – und dabei lernt, Verantwortung zu übernehmen. Wenn Zahlungsprozesse digitalisiert und vereinfacht werden, entsteht Raum: für Gespräche, für Begleitung, für Entwicklung.

Fazit

Ob Wohneinrichtung, Werkstatt oder Jugendhilfeeinrichtung – überall dort, wo mit Menschen und ihrem Geld gearbeitet wird, braucht es sichere, nachvollziehbare und faire Prozesse. Parto bietet eine digitale Plattform, die genau dafür entwickelt wurde: Für mehr Effizienz, mehr Transparenz und mehr Zeit für das Wesentliche – die soziale Arbeit.

Sie haben Interesse daran, wie Parto in der eigenen Einrichtung eingesetzt werden kann? Jetzt unverbindlichen Demo-Termin vereinbaren und die Vorteile selbst erleben.