Bargeldverwaltung in Pflegeeinrichtungen: Effiziente digitale Zahlungslösungen mit Parto

Einführung

In Pflegeeinrichtungen, insbesondere in der Altenhilfe, Kinder- und Jugendhilfe sowie Eingliederungshilfe, stellt die Verwaltung von Bargeld eine große Herausforderung dar. Auf der einen Seite müssen Beträge in bar beschafft und verwaltet werden, auf der anderen Seite sind alle ausgehenden Zahlungen belegpflichtig. Dies führt zu einem enormen administrativen Aufwand, der viel Zeit und Ressourcen beansprucht. Die manuelle Erfassung von Ausgaben, das Sammeln von Quittungen und die ordnungsgemäße Dokumentation der Zahlungen sind tägliche Aufgaben, die Pflegeeinrichtungen stark belasten. Parto bietet mit seiner digitalen Lösung eine deutliche Vereinfachung: Zahlungen können mit einer VISA Karte direkt vom Guthaben des Klienten auf dem Treuhandsammelkonto oder bei Geschäftsausgaben direkt vom Geschäftskonto der Einrichtung vorgenommen werden. In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Parto die Verwaltung von Zahlungen in Pflegeeinrichtungen revolutioniert und dabei den manuellen Aufwand drastisch reduziert.

Die Herausforderungen der Bargeldverwaltung in Pflegeeinrichtungen

Bargeldverwaltungsprozesse in Pflegeeinrichtungen bringen zahlreiche Herausforderungen mit sich, die den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden belasten. Zu den größten Problemen zählen:

   
• Bargeldbeschaffung und -verteilung: Mitarbeitende müssen Bargeld bei Banken oder Geldautomaten abholen und es sicher in der Einrichtung aufbewahren, was nicht nur zeitaufwändig ist, sondern auch Sicherheitsrisiken birgt.
   
• Belegpflicht für jede Transaktion: Jede ausgehende Zahlung muss mit einem Beleg nachgewiesen werden, was eine genaue Dokumentation und Ablage aller Quittungen erfordert. Dieser Prozess ist fehleranfällig und bedeutet einen enormen Verwaltungsaufwand.
   
• Manuelle Buchhaltung: Alle Transaktionen müssen manuell in das Buchhaltungssystem übertragen werden, was zu Verzögerungen und einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen kann.

Diese Herausforderungen summieren sich zu einem erheblichen zeitlichen und personellen Aufwand, der Pflegekräfte und Verwaltungspersonal gleichermaßen belastet und von der eigentlichen Arbeit – der Betreuung der Klient:innen – ablenkt.

Die digitale Lösung von Parto: Effiziente Zahlungsprozesse mit VISA Karte

Mit der digitalen Zahlungsinfrastruktur von Parto gehört der aufwendige Umgang mit Bargeld der Vergangenheit an. Parto ermöglicht Zahlungen direkt von einem Treuhandsammelkonto oder dem Geschäftskonto der Einrichtung – ohne den Umweg über Bargeld. Zu den wesentlichen Funktionen gehören:

   
• VISA Karte für Klient:innen und Mitarbeitende: Klient:innen können mithilfe einer VISA Debitkarte Zahlungen direkt von ihrem Guthaben auf dem Treuhandsammelkonto tätigen, sei es für persönliche Einkäufe oder Dienstleistungen. Mitarbeitende, die Ausgaben für die Einrichtung tätigen, nutzen die Geschäftskarte, um Zahlungen direkt vom Geschäftskonto abzuwickeln.
   
• Automatisierte Belegpflicht: Jede Zahlung wird digital erfasst und automatisch im System dokumentiert. Die lästige Sammlung und Verwaltung von Papierbelegen entfällt, und alle Transaktionen sind in Echtzeit nachvollziehbar.
   
• Integration in bestehende Systeme: Parto integriert sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme, sodass alle Zahlungen automatisch in die Finanzsysteme der Einrichtungen übertragen werden. Dies verringert die manuelle Arbeit und das Risiko von Fehlern.

Langfristiger Nutzen für Pflegeeinrichtungen

Die Umstellung auf digitale Zahlungsprozesse bringt langfristige Vorteile für Pflegeeinrichtungen. Neben der deutlichen Reduzierung des manuellen Verwaltungsaufwands profitieren die Einrichtungen von folgenden Effekten:

   
• Zeitersparnis: Der Wegfall der Bargeldbeschaffung, die manuelle Belegerfassung und die manuelle Buchhaltung führt zu einer erheblichen Zeitersparnis für das Pflegepersonal und die Verwaltung.
   
• Erhöhte Sicherheit: Da keine großen Bargeldbeträge mehr in den Einrichtungen aufbewahrt werden müssen, verringert sich das Sicherheitsrisiko für Mitarbeitende und Klient:innen.
   
• Mehr Transparenz: Alle Transaktionen sind in Echtzeit digital nachvollziehbar, was die finanzielle Transparenz sowohl für die Einrichtungen als auch für die Klient:innen deutlich erhöht.
   
• Effizienzsteigerung: Durch die digitale Verwaltung können Prozesse verschlankt und die Prozesskosten um bis zu 75 % gesenkt werden. Dies entlastet das Budget der Einrichtungen und sorgt für eine effizientere Arbeitsweise.

Fazit

Die derzeitigen bargeldbezogenen Prozesse in Pflegeeinrichtungen sind mit einem enormen manuellen Aufwand verbunden, von der Bargeldbeschaffung über die Belegpflicht bis hin zur manuellen Buchhaltung. Parto bietet mit seiner digitalen Zahlungsinfrastruktur eine revolutionäre Lösung: Zahlungen erfolgen sicher und transparent per VISA Karte direkt von den entsprechenden Konten, sei es vom Treuhandsammelkonto der Klient:innen oder dem Geschäftskonto der Einrichtung. Diese Umstellung reduziert den administrativen Aufwand erheblich, erhöht die Sicherheit und sorgt für eine effizientere Finanzverwaltung. Pflegeeinrichtungen können so mehr Zeit in die eigentliche Betreuung investieren und gleichzeitig die Prozesskosten nachhaltig senken.

Erfahren Sie mehr zu Parto

Erfahren Sie, wie Parto Ihre Pflegeeinrichtung bei der Einführung digitaler Zahlungsprozesse unterstützen kann, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und gleichzeitig die Sicherheit und Transparenz zu erhöhen. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt der Implementierung, sodass Ihre Mitarbeitenden den Wandel positiv erleben und davon profitieren.