Firmen-Debitkarten in der Kinder- und Jugendhilfe
Datenschutzkonform und flexibel: Wie Firmen-Debitkarten eine sichere Lösung für die Klient:innen-Geldverwaltung bieten.
Der Balanceakt der Geldverwaltung in der Kinder- und Jugendhilfe
In Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe gehört die Verwaltung von Klient:innengeldern zum Alltag. Oft müssen Betreuer:innen alltägliche Einkäufe tätigen – sei es für Kleidung, Schulsachen oder Freizeitaktivitäten. Dabei ist die Verwaltung dieser Gelder häufig kompliziert: Bargeld muss beantragt, sicher aufbewahrt und später mit Papierbelegen dokumentiert werden. Das kostet wertvolle Zeit und birgt Fehlerquellen.
Ein Praxisbeispiel: Firmen-Debitkarten im Einsatz in der Kinder- und Jugendhilfe
Anna ist Betreuerin in einer Jugendwohngruppe und verantwortlich für den Einkauf von Lebensmitteln und Alltagsgegenständen. Früher musste sie Bargeld aus der Bargeldkasse in der Verwaltung abholen, handschriftliche Belege sammeln und am Monatsende umständliche Abrechnungen für die einzelnen Bewohner:innen erstellen. Hinzu kam, dass vorab die einzelnen Guthaben der Klient:innen überprüft werden mussten. Diese Prozesse waren nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwendig.
Jetzt nutzt Anna eine Firmen-Debitkarte ihrer Einrichtung, die mit einer digitalen Zahlungssoftware verknüpft ist. Damit laufen ihre Einkäufe für die Wohngruppe nun so ab:
- Sie bezahlt im Supermarkt mit der Firmen-Debitkarte.
- Die Transaktion wird automatisch in der digitalen Plattform erfasst.
- In der Software ordnet sie die Ausgaben den jeweiligen Klient:innen zu.
- Die Verwaltung kann in Echtzeit alle Transaktionen überprüfen, ohne dass Belege manuell eingereicht werden müssen.
Auswirkungen auf den Arbeitsalltag
1. Mehr Sicherheit und Datenschutz
Durch den digitalen Zahlungsprozess entfallen Bargeld-Handling und unsichere Papierbelege. Alle Transaktionen werden DSGVO-konform dokumentiert, wodurch der Datenschutz gewahrt bleibt.
2. Automatische und transparente Abrechnung
Da in der Software die Ausgaben direkt den entsprechenden Klient:innen zugeordnet werden können, entfällt die mühselige manuelle Nachbearbeitung. Die Verwaltung hat jederzeit einen Überblick über alle Zahlungen.
3. Flexibilität für Fachkräfte
Betreuer:innen wie Anna können ohne vorherige Bargeldausgabe einkaufen. Spontane Bedarfe können schnell gedeckt werden, ohne dass private Mittel vorgestreckt werden müssen oder ausreichend Bargeld aus der Gruppenkasse genommen werden musste.
4. Effizienzsteigerung in der Verwaltung
Manuelle Belegverwaltung und Fehler in der Abrechnung werden durch die digitale Lösung vermieden. Dadurch bleibt mehr Zeit für die eigentliche Betreuungsarbeit von Anna für die Jugendlichen in ihrer Wohngruppe.
Fazit
Firmen-Debitkarten bieten eine praktische, transparente und sichere Lösung für die Klient:innengeldverwaltung in der Jugendhilfe. Der digitale Ansatz erleichtert den Arbeitsalltag von Fachkräften, spart Verwaltungsaufwand und sorgt für eine DSGVO-konforme Nachverfolgbarkeit aller Ausgaben.
Damit Annas erleichterter Arbeitsalltag auch für Mitarbeitende in Ihrer Einrichtung Realität werden kann, haben wir Parto entwickelt. Parto ermöglicht mit seiner digitalen Payment-Lösung für die Sozialwirtschaft nämlich genau diesen Wandel. Mit einer speziell auf soziale Träger zugeschnittenen Plattform sorgt Parto dafür, dass Fachkräfte weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich mehr auf die Betreuung der ihnen anvertrauten Menschen konzentrieren können. Vereinbaren hier Sie einen unverbindlichen Demo-Termin, um Parto kennenzulernen!
